¿Cómo optimizamos los repositorios de nuestras instituciones? La auditoría de información como una provechosa herramienta

Tanto Argentina como otros países del mundo han apostado a la vía verde del acceso abierto para poner en disponibilidad la producción científica financiada con fondos públicos. Hoy los repositorios institucionales (RI) se constituyen como los espacios imprescindibles para el depósito de las producciones de investigadores en el marco de las universidades nacionales y otras instituciones del sistema científico nacional (Unzurrunzaga, Fushimi, Pené y Sanllorenti, 2019). Más aún en nuestro país dónde la política pública ha acompañado su creación y desarrollo a través de diferentes acciones que tuvieron su mayor esplendor en 2013 con la aprobación de la Ley 26.899 de Creación de Repositorios Digitales Institucionales de Acceso Abierto. Además de “papers”, estos RI incluyen una multiplicidad documental que robustece su relevancia en las organizaciones que los alojan y la comunidad que los frecuenta. 

Al poner en funcionamiento o buscar potenciar un repositorio pensamos en trabajar con estándares de calidad, en actualizar el software para lograr mejorar la experiencia de uso, en definir una reglamentación o políticas que permitan su gestión, en fin, en diversas cuestiones que nos posibilitan tener un producto para reunir, preservar y difundir la producción científico-académica. Sin embargo, parece haber un gran olvidado: los procesos de gestión hacia el interior de la organización que serán los que aseguren el poblamiento de los repositorios. 

En este artículo les compartimos una experiencia de investigación en la cual planteamos a la auditoría de información como una provechosa herramienta para la optimización de la ingesta documental de repositorios institucionales. En la misma, hemos realizado un estudio diagnóstico en la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata (FaHCE-UNLP) y el Instituto de Investigaciones en Humanidades y Ciencias Sociales (IdIHCS-CONICET) en vinculación con Memoria Academia (MA). Este repositorio, gestionado por la Biblioteca “Profesor Guillermo Obiols” (BIBHUMA), reúne no sólo producción científica sino que también documentos que hacen al quehacer académico e institucional de ambas organizaciones.

¿Qué es una auditoría de información?

Una auditoría de información es una herramienta de la gestión de la información (GI) que evalúa el uso y la circulación de los recursos informacionales en el contexto de las organizaciones. Su realización se justifica cuando una institución busca mejorar procesos y actividades relacionados con la GI así como detectar desarticulaciones en los flujos documentales. Llevarla a cabo requiere la aplicación de técnicas, herramientas o metodologías administrativas que permitan revisar y evaluar su efectividad frente a la satisfacción de las expectativas y de los requerimientos o las necesidades de información (González Guitián, 2015). La GI, y en particular las auditorías, tienen como finalidad principal lograr que el conocimiento que albergan cada uno de los miembros de una organización pase a integrar el conocimiento organizacional de la institución (Eíto Brun, 2003).

¿Cómo llegan los documentos a los repositorios?

Por un lado, una de las formas prioritarias de incorporación de producción científica al RI se da a través del depósito administrado por los mismos autores. No obstante, debemos reconocer que el carácter autónomo y carente de obligatoriedad inmediata conlleva una baja cantidad de documentos ingresados a través del autoarchivo. Por otro lado, el ingreso de información institucional y académica a MA se produce más bien desde las diversas áreas de las instituciones mediante la comunicación intraorganizacional, lo que implica algunos inconvenientes si consideramos que este repositorio se encuentra inserto en una institución sumamente compleja con una gran vastedad de departamentos, actores y recursos documentales. En este sentido, resulta evidente la amplitud de los flujos de información que presentan la FaHCE y el IdIHCS, como también la magnitud de la cantidad de personas que integran estas casas de estudios, lo que supone a un gran número de documentos posibles de ser incorporados al RI.

Figura 1. Diversidad documental identificada que se genera en las áreas de la FaHCE e IDIHCS

Apostando a la reunión: la puesta en marcha de la auditoría 

En el caso de los repositorios, como producto institucional que reúne la información que se genera en la organización, realizar una auditoría permitiría aligerar los flujos para que los documentos se incluyan al repositorio. A continuación ejemplificamos los pasos a seguir para poner en marcha este proceso haciendo alusión al caso analizado: Memoria Académica.

1. El prediagnóstico: ¿qué problemas observamos?

El primer paso es poder tener un panorama de cuáles son los problemas a los que nos enfrentamos. En la investigación realizada pudimos ver que no existían modos automatizados para la incorporación de documentos desde las distintas áreas, por lo que, el envío de documentos al RI dependía de la predisposición del personal a cargo. De este modo, por ausencia de instrucción específica, escasez de tiempo disponible o por inconvenientes en la tarea, no se efectivizaba la provisión del material tal como se debiera. Esto se profundizaba con los recambios de personal, que muchas veces desarman vínculos frecuentes y constantes entre las dependencias y quienes procesan los documentos digitales para MA, lo que termina traduciéndose en una pérdida de información y labores irrecuperables. Al no encontrarse los procedimientos explicitados en un manual o guía, quienes ingresan a trabajar en las dependencias desconocen la asociación con MA y los flujos establecidos como un procedimiento fundamental del quehacer del área. 

2. Fijar los objetivos

Ante los problemas detectados nos propusimos desarrollar una auditoría de información para determinar los flujos informacionales de la FaHCE-UNLP y el IdIHCS, en pos de dinamizar la ingesta documental de MA y reforzar el trabajo conjunto y colaborativo entre las diversas áreas que los conforman. Entendemos, que este diagnóstico pormenorizado permitirá a la gestión del RI, y también a las autoridades de la institución, comprender cuáles son los cursos de acción que se deben priorizar y en función de ellos intentar reconocer los recursos, humanos y físicos, para la consecución de estos desarrollos.

3. ¿Cómo obtenemos la información?

El hecho de hacernos de la información requerida para el estudio no es tarea sencilla. Se pueden construir formularios u otras herramientas de recolección de datos que permitan ir trazando los flujos y pensando soluciones. En nuestro caso el desarrollo de este estudio, además de la complejidad propia de llevar a cabo un relevamiento en una institución tan extensa, conllevó asimismo la particularidad de haber sido desarrollado enteramente en contexto pandémico. Se pensaron encuentros con cada una de las dependencias que por el aislamiento comenzaron a través de un intercambio por correo electrónico y posteriormente se concretaron, reuniones sincrónicas virtuales. Las apreciaciones relevadas en estas entrevistas fueron sistematizadas a través de nuestra adecuación y transcripción en un formulario que fue confeccionado contemplando una categorización documental diseñada ad hoc.  

Tabla 1. Categorización definida para el análisis de flujos

4. Resultados esperados de una auditoría

La información recolectada a través del recorrido pormenorizado por las condiciones de existencia y circulación de los diferentes tipos de documentos al interior de la institución, nos permitió reconstruir los flujos informacionales y, a la vez, establecer un panorama diagnóstico sobre su uso y condiciones de accesibilidad. Más allá de las limitaciones de recursos humanos, físicos y tecnológicos que pudieron identificarse, el hecho de reconocer este panorama proporciona información valiosa que permite establecer prioridades, en el corto, mediano y largo plazo, al momento de una acertada toma de decisiones por parte de las autoridades y los gestores de MA. 

Figura 2. Ejemplo de un flujo identificado en la auditoría: Programas de materias y seminarios 

Palabras finales

Además de los aportes que pueda suponer este trabajo a MA, parte de sus objetivos apuntan a proponer nociones, ideas, prácticas y modos de hacer que posibiliten la inserción de nuevas preguntas en todos los procesos de circulación de documentos en la institución. Esta cuestión es medular en todos los desarrollos de RI que puedan emprender las organizaciones, a la par de las demás consideraciones técnicas y normativas, por lo que, debe considerarse desde los inicios, o bien, en casos donde los repositorios ya están en funcionamiento, deben incluirse como parte de los procesos de gestión cotidianos. 

Esperamos  que la experiencia narrada motive y sirva de guía a otras entidades para establecer sus propios estudios. También que nos permita pensar en tender redes para  unificar esfuerzos y constituir marcos colaborativos entre organizaciones de características similares a fin de que los avances que se produzcan, en cualquiera de los aspectos vinculados a los RI, contribuyan a que las instituciones de nuestro país puedan avanzar hacia la consolidación del acceso abierto de sus producciones. 

Referencias

Coria, M. (2022). Auditoría de información para el mejoramiento del repositorio de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata. (Trabajo final de especialización). Universidad Nacional de La Plata. Recuperado de https://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/tesis/te.2194/te.2194.pdf

Eíto Brun, R. (2003). El contexto de la información: herramientas y útiles para el proceso de auditoría. El profesional de la información, 12(4), 302-312. Recuperado de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2003/julio/7.pdf

González Guitián, M. V. (2015). Auditoría de información y de conocimiento en las organizaciones. Diseño y aplicación de una metodología integradora (Tesis de doctorado). Universidad de Granada, Granada. Recuperado de http://hdl.handle.net/10481/42672

Unzurrunzaga, C., Fushimi, M., Pené, M., y Sanllorenti, A. (2019). La vía verde del acceso abierto en Argentina: evolución y desarrollo de los repositorios en las universidades nacionales. En Actas de la IX Conferencia Internacional sobre Bibliotecas y Repositorios Digitales de América Latina, 30 de julio al 2 de agosto 2019, Sao Paulo, Brasil. Recuperado de http://www.memoria.fahce.unlp.edu.ar/trab_eventos/ev.13719/ev.13719.pdf

¿Cómo citar este artículo?

Coria, M. (2022, septiembre 30). ¿Cómo optimizamos los repositorios de nuestras instituciones? La auditoría de información como una provechosa herramienta. Acceso Abierto en movimiento. Recuperado de http://accesoabierto.fahce.unlp.edu.ar/auditorias-repositorios

Esta obra se distribuye bajo una licencia Creative Commons 

CC BY-NC-SA 4.0